El Marco OEA le indica a las empresa que realizan comercio internacional que, para garantizar la seguridad de las empresas y lograr que su participación en la cadena logística sea fiable, debemos garantizar la seguridad en estas ocho áreas y, en Protección y Selección Integral SAS, le podemos asesorar y apoyar en su implementación, implantación y control.
- Los Socios Comerciales
Para mantener la seguridad y la integridad en la cadena de suministro hay que tener en cuenta dos puntos críticos:
• Por un lado, se requiere realizar un análisis de los socios comerciales que intervienen desde cualquier rol en la cadena de suministro. En función del eslabón que ocupen, se deben llevar a cabo los procedimientos de revisiones de seguridad y riesgos que sean pertinentes. Estas revisiones las podemos realizar a través de auditorías, entrevistas, visitas a sus instalaciones, o cualquier forma de verificación de datos de constitución legal, confiabilidad y adversos de sus miembros de junta directiva, revisores fiscales, contadores, representantes legales etc.
• Por otro lado, los socios comerciales deben cumplir con unos estándares de seguridad y Gestión de Riesgos. Estos estándares deben incorporarse a los procedimientos internos mediante los cuales se seleccionan a los socios y se decide periódicamente si se puede renovar la relación comercial con ellos o no. Para ello, le apoyaremos con la realización de las comprobaciones necesarias, las cuales pueden incluir visitas programadas o no, validación de documentos, estados financieros, huellas digitales etc.
Todos estos socios comerciales (clientes y proveedores) deben reunir una serie de requisitos para poder negociar con su empresa. La situación ideal sería que todos contaran con acreditaciones o certificaciones como OEA, BASC o ISO 28.000. Eso lo avalaría directamente como un socio comercial seguro y confiable.
Ahora, estas acreditaciones no son mandatorias a nivel general. OEA y BASC son pertinentes para los comerciantes internacionales. ISO 28000 para la empresa que desee asegurar su cadena de suministros.
Usted y su empresa pueden tener excelentes Asociados de Negocios que, sin tener ninguna acreditación o certificación, pueden poseer unas excelentes prácticas en la Gestión de Riesgos y Seguridad.
Si no se da esta circunstancia, antes de firmar un contrato de servicios, comprobaremos por usted, a través de nuestros servicios de Debida Diligencia que sean empresas lo suficientemente seguras.
Para mantener la relación comercial a lo largo del tiempo, lo recomendable es revisar periódicamente que los socios comerciales mantengan sus estándares de Gestión de Riesgos y seguridad a través de la figura de un Gerente o Coordinador de Riesgos.
2. La Seguridad en el Transporte de Contenedores y Vehículos de carga
Es fundamental que su personal cuente con la capacitación necesaria para efectuar la revisión cuidadosa de los 7 (siete) puntos críticos de los contenedores: pared frontal, lado derecho, lado izquierdo, piso, techo interior y exterior, interior del contenedor y, finalmente, las puertas y cerraduras de este.
Así mismo, la formación en la correcta revisión y utilización de precintos de alta seguridad y la verificación de cumplimiento de la norma correspondiente que es la ISO 17712, para lo cual revisaremos sus procedimientos de control de precintos y verificación de contenedores.
Otro aspecto importante para tener en cuenta es la zona en la que se acopian, almacenan o guardan los contenedores. Si son propios, esta deberá ser un área segura que no permita el acceso a personal no autorizado. De este modo, se asegura y evita que los contenedores puedan ser manipulados de manera fraudulenta.
La revisión de los vehículos de carga tiene varias formas de abordarse, ya sea como exportador, como importador o como instalación portuaria o aduanera. En PROSINTE SAS le indicaremos cual es la más adecuada para su empresa.
3. La seguridad del personal
Para mantener la seguridad de la empresa es importante contar con empleados confiables, especialmente aquellas personas que ocupen cargos sensibles o de especial responsabilidad.
Para cuidar este aspecto, en Protección y Selección Integral SAS le apoyaremos con la realización de los estudios de confiabilidad necesarios antes de la contratación. En la medida en que sus normas lo permitan, podemos verificar las anotaciones adversas de los empleados, realizando comprobaciones anuales, sobre todo en el caso de aquellos cargos considerados como críticos, en lo que concierne a la seguridad.
El Operador Económico Autorizado y en general cualquier empresa, debe disponer de políticas de contratación de personal (permanente y temporal) y cumplir con las formalidades exigidas para la mismas, teniendo en cuenta sus análisis de riesgos. Debe disponer de un expediente con todos los datos actualizados de cada uno de los empleados, sobre todo de aquellos con cargos más relevantes.
Se debe prever qué ocurrirá cuando termine la relación laboral y establecer un procedimiento documentado para esa situación, que incluya la devolución de artículos que la empresa le haya entregado para realizar su trabajo como llaves, tarjetas, uniformes de trabajo e identificadores de cualquier tipo. Así mismo, se debe dar de baja su acceso a las aplicaciones informáticas.
4. El control de accesos
Por supuesto, saber quién puede entrar y quién no a sus instalaciones, es un control esencial para evitar incidentes e intrusiones desagradables.
El control de acceso a sus instalaciones, tanto para empleados como para visitas, se debe realizar a través de un procedimiento sencillo reforzado con un sistema electrónico de verificación y registros de los visitantes ya sea con foto o huella o ambos según sea el tamaño y tipo de empresa. En todo caso, deberá ser lo suficientemente riguroso como para impedir la entrada a personas no autorizadas.
Para ello, en PROSINTE SAS, podemos apoyarle con la realización de una inspección de seguridad a todo el sistema de control de accesos y así mismo verificar que sus empleados y visitantes dispongan de un sistema de identificación adecuado para facilitar su entrada a las zonas de trabajo.
Es recomendable que exista un procedimiento documentado de entrega de tarjetas de acceso, llaves y códigos de decodificación de alarmas para cada uno de los empleados que lo precisen. El mismo registro deberá contemplar también la devolución en el caso de que cese la vinculación laboral o que se modifiquen las necesidades del empleado.
Si subcontratamos algún servicio y los empleados del proveedor van a desarrollar su trabajo en nuestras instalaciones, estos empleados deberán disponer de códigos identificativos y tarjetas de acceso especiales mientras dure la subcontratación. También se suscribirá una autorización laboral y un contrato de manejo confidencial de la información y gestión de su trabajo.
Este control de acceso se debe aplicar también a los vehículos. Se puede establecer un control de vehículos autorizados, plenamente registrados que impida el ingreso de vehículos ajenos. Con ello se evitarán los movimientos de mercancías no autorizados y los desplazamientos de personal que no tengan permitido el acceso en vehículos. Esto incluye motos, bicicletas, patinetas y otros artefactos móviles.
5. Los procedimientos de seguridad correspondientes a los embarques de las mercancías
El objetivo es que existan medidas de seguridad suficientes que garanticen los procesos relacionados tanto con el transporte como con la manipulación y el almacenamiento de la carga.
Básicamente, se estarían desarrollando tres procedimientos de seguridad: documentación, conocimientos de embarque, envío y recepción.
- Para la documentación, necesitamos procedimientos que garanticen que la información que se requiere en el despacho de las mercancías sea lo suficientemente completa y exacta para permitir la gestión aduanera sin error ni variación. Es importante disponer de algún sistema de protección frente a posibles pérdidas de la documentación o información que evite, además, los cambios no deseados sobre la misma.
- Para los conocimientos de embarque, es importante tener un sistema de verificación de la documentación recibida del proveedor de forma que los datos no puedan ser manipulados, falseados o alterados.
- Para las tareas de envío y recepción de la carga, es necesario comprobar que la mercancía recibida coincide con la manifestada en la carga del transporte. Es fundamental cotejar los pesos, bultos, marcas, precintos y cualquier otro dato que la identifique.
PROSINTE SAS como su aliado para la Gestión de Riesgos, puede acompañarlo en el diseño de un sistema de control que impida las salidas de las mercancías sin la correspondiente orden de compra. Así evitaremos entregas no autorizadas.
En cuanto a los conductores que accedan a la empresa con los vehículos de carga, deberán disponer de un estudio de confiabilidad, un documento de identificación y una autorización de acceso.
6. La formación en seguridad
Es importante que exista un plan de formación, capacitación y actualización permanente dentro de la empresa y que se realicen informes sobre actividades que puedan resultar sospechosas o indicios de amenazas, y que estos se compartan entre los empleados.
Estos programas deben incluir no solo los conocimientos relacionados con la actividad profesional de cada empleado, sino también los conocimientos necesarios para actuar en caso de que se produzca una alerta de seguridad o se perciban indicios o sospechas de que se ha vulnerado alguno de los procedimientos.
Los programas de capacitación de PROSINTE SAS, le permitirán dar a conocer a sus empleados, la trascendencia que tiene la seguridad de la cadena logística, así como los índices delincuenciales de las zonas de operación y aquellos que afectan el Core de su negocio.
7. La seguridad física de las instalaciones
¿Cómo podemos garantizar la seguridad de sus instalaciones?
Desde Protección y Selección Integral SAS, le recomendamos prestar especial atención a los siguientes puntos críticos.
- Primeramente, las puertas y ventanas deberán estar identificadas y provistas de sistemas de control de cierre y apertura.
- Por otra parte, en los estacionamientos, debe delimitarse de forma clara cuál es la zona para los empleados y cuál la zona para los visitantes.
- La estructura del edificio debe estar dispuesta de modo que impida el acceso de intrusos.
- Otro punto es el control llaves, códigos y tarjetas de acceso. Es importante identificar qué personal de la empresa dispone de llaves, códigos y tarjetas de accesos y el motivo por el que dispone de ellos. Se deben evitar los accesos permitidos que sean innecesarios sobre todo en horas no laborales, en las noches y durante los fines de semana.
- El sistema de iluminación general de las instalaciones también muy importantes. Todas las áreas críticas, como los accesos, las zonas de almacenaje y manipulación de las mercancías, los estacionamientos de vehículos de carga deben estar bien iluminadas de forma permanente.
- Otro asunto para considerar es la instalación y monitoreo de alarmas y sistemas de circuito cerrado de televisión CCTV. Estos no capturan ladrones o intrusos, pero, son muy útiles para seguimientos, alerta y reacción de sus fuerzas de seguridad.
- Finalmente, debemos prever que la comunicación interna entre nuestros empleados sea ágil y rápida. Se debe estar preparados para poder actuar de inmediato y de forma coordinada ante cualquier incidente que ponga en riesgo la integridad de los empleados. (Plan de Atención de Emergencias y Desastres- PAED: activo, actualizado y actuante).
Las disposiciones de medidas y medios de seguridad física y electrónica se diseñarán siempre teniendo en consideración el tamaño y tipo de empresa.
8. La seguridad de la información tecnológica
Este es un componente súper critico de cualquier operación. Ahora más que nunca debemos proteger nuestra información y la de nuestros Asociados de Negocios para garantizar su seguridad y disponibilidad en forma permanente.
Para ello es necesario contar con procedimientos de Seguridad de la Información herméticos, probados y en constante revisión y monitoreo.
- Es necesario establecer un sistema de control de acceso a los programas informáticos para cada uno de los usuarios. Además, la modificarán de manera regular de los códigos y claves de acceso.
- Las áreas de información y los programas a los que puede acceder cada uno de los empleados deben estar bien definidas.
- El propio sistema deberá detectar el uso incorrecto de claves o accesos indebidos a información no autorizada y deberá garantizar las copias, la recuperación y el archivo de la información del sistema.
Además de lo anterior, conviene tener en consideración dos aspectos sobre el sistema informático:
- Por una parte, conviene disponer de procedimientos que garanticen la integridad de la documentación y que incluyan los registros de accesos restringidos, clasificación de la documentación y controles durante su almacenamiento.
- Por otra parte, es recomendable disponer de medidas de protección y recuperación de la información, con especial atención a los centros de datos o cuartos de servidores. (Disaster Recovery Plan – DRP).
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