La Debida Diligencia son conjunto de precauciones que la ley o el buen sentido aconsejan adoptar en el desarrollo de una actividad para evitar riesgos previsibles a la hora de establecer alguna relación comercial con sus asociados de negocios.

Para ello, se han desarrollado reglas que ayudan a las empresas a identificar y abordar los riesgos que se pueden generar en empleados, clientes o proveedores, asociados a las operaciones comerciales, ambientales e incluso derechos humanos, productos o servicios en sectores específicos.

Las reglas fueron creadas para colaborar con el funcionamiento normal y legal de la empresa, toda vez que este proceso protege la integridad de su cadena de suministro y del mercado. Además, la debida diligencia evita que las organizaciones se vean expuestas a riesgos de reputación, operativos, legales y financieros.

Los asociados de negocio son los clientes, proveedores o terceros vinculados a la cadena de suministro considerados con algún nivel de criticidad de acuerdo con el modelo de gestión del riesgo de una organización. La identificación de estos asociados de negocio son parte fundamental para la seguridad de la cadena de suministro, debido a que estos, pueden representar riesgos para las empresas.

¿Cuáles son estas reglas de la debida diligencia?

Una empresa funciona mediante procesos, dentro de estos procesos, existen reglas que deben seguirse durante la ejecución de las actividades, que ayudan a definir CÓMO deben realizarse y gestionarse las operaciones dentro de la cadena de suministro, por QUIÉN, CUÁNDO, DÓNDE y POR QUÉ.

Podemos decir que las reglas de negocio son límites impuestos a las operaciones, para que estén correctamente en sintonía con las políticas y objetivos de las partes. Las empresas deben adoptar las medidas adecuadas para prevenir o, cuando la prevención no sea posible o no lo sea de forma inmediata, mitigar suficientemente los efectos adversos potenciales sobre la cadena de suministro que se hayan detectado o que deberían haberse detectado.

En la aplicación de estas reglas de la debida diligencia, se verifican las medidas implementadas para proteger a las personas, los activos y la información de los riesgos en la cadena de suministro y que puedan afectar la relación comercial, igualmente, se verifica el cumplimiento con las leyes y regulaciones actualizadas del país o región.

Las empresas deben llevar a cabo evaluaciones periódicas de sus propias operaciones y medidas y de las de sus Asociados de Negocios, con el fin de supervisar la eficacia de las actividades de detección, prevención, mitigación, eliminación y minimización del alcance de los efectos adversos (riesgos) para su cadena de suministros.

Importancia de la debida diligencia

Además de garantizar el funcionamiento de los procesos, esta práctica permite a las empresas:

• Identificar y evaluar los riesgos asociados con actividades potencialmente ilícitas.
• Al establecer vínculos comerciales o jurídicos, la debida diligencia proporciona una visión clara y precisa de las partes involucradas, lo que a su vez permite una gestión de riesgos más efectiva.
• La debida diligencia debe ser una parte integral de la toma de decisiones y la gestión de riesgos de la empresa.
• Las medidas que tome una empresa para llevar a cabo la debida diligencia deben ser acordes a la gravedad y a la probabilidad del impacto negativo.
• El proceso de debida diligencia no es estático, sino continuo, receptivo y cambiante. Incluye ciclos de evaluación para que la empresa pueda aprender de lo que ha funcionado y de lo que no y las empresas deben tener como objetivo, mejorar de forma progresiva, sus sistemas y procesos para evitar y abordar los impactos negativos.