¿Qué son los asociados de negocio?
Son los clientes, proveedores o terceros vinculados a la cadena de suministro considerados con algún nivel de criticidad de acuerdo con el modelo de gestión del riesgo de una organización.
Para la acreditación como OEA, la identificación de asociados de negocio es una pieza fundamental para la seguridad de la cadena de suministro, debido a que estos, sean clientes, proveedores o terceras partes, pueden representar riesgos para las empresas.
Robo, lavado de activos, financiación del terrorismo y contrabando, entre otros, son algunos de los riesgos que podrían materializarse si no se hace una debida selección y control de los asociados de negocio.
Es por esto, que el Sistema de Gestion de Riesgos requiere implementar controles a la hora de elegir o hacer algún tipo de transacción con estos, teniendo en cuenta los riesgos que representan y con el objetivo de prevenir su materialización o disminuir su impacto en caso de que ocurran.
Igualmente, es necesario diseñar un procedimiento documentado en el cual se establezcan las medidas de selección y los controles periódicos, dependiendo del nivel de riesgo que signifiquen dichos actores para la organización.
Posteriormente, se deben identificar cuáles de los asociados de negocio cuentan con algún tipo de acreditación de seguridad en la cadena de suministro y cuáles no, pues debido a las buenas prácticas de seguridad que suponen los miembros de la Alianza, demandan un tratamiento diferente. Con los asociados de negocio que sean OEA no es obligatorio realizar visita a las instalaciones ni suscribir acuerdos de seguridad, a menos de que la compañía así lo determine según su evaluación de riesgos. Con los asociados de negocio que no son acreditados OEA, y dependiendo del análisis de riesgos, se debe establecer un acuerdo de seguridad que esté basado en la integridad de la operación y que sea verificable.
Entre los controles aplicados a los asociados de negocio se encuentran:
· Conocimiento de los asociados de negocio (Identidad, legalidad de la empresa y sus socios).
· Antecedentes legales, penales y financieros.
· Monitoreo de sus operaciones (Actividad económica, origen de sus ingresos, características de sus operaciones, otros clientes, cumplimiento de contratos y antigüedad en el mercado).
· Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando identifiquen operaciones sospechosas.
Debe contemplar, como mínimo, los siguientes factores para la identificación de operaciones sospechosas:
- Origen y destino de la operación de comercio internacional.
- Frecuencia de las operaciones
- Valor y tipo de mercancías.
- Modalidad de la operación de transporte.
- Forma de pago de la transacción.
- Inconsistencias en la información proporcionada por el asociado de negocio.
- Requerimientos que no son normales o que salen de lo establecido.
Igualmente, la compañía deberá dar a conocer por medio de capacitación y medios de difusión, la importancia de acreditarse como OEA para la cadena de suministro y el valor agregado que genera para la compañía esta acreditación.
Los Antecedentes legales, penales y financieros se deben validar en las bases de datos determinas por la compañía y que resulten de la evaluación de riesgos: lista OFAC, Procuraduría, Contraloría, Policía, ONU, etc.
Conocer a los asociados de negocio es fundamental para construir relaciones de mutuo beneficio, donde las partes propendan por la seguridad de la cadena de suministro.
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