POLITICA y PROCEDIMIENTO DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

I. POLÍTICA DE PROSINTE DE TRATAMIENTO DE DATOS.

PROTECCION Y SELECCIÓN INTEGRAL SAS, PROSINTE, persona jurídica con domicilio en la ciudad de Bogotá-Colombia, ubicada  en la Carrera 57 A 145 – 80, de Bogotá, email info@prosinte.com; teléfonos 316 7490252- 310 6056376, en desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política y en cumplimiento de las leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, garantiza los derechos de la privacidad en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones, se regirán por los principios de veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que llegaren a suministrar a PROSINTE, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y/o rectificarla.

En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de PROSINTE, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con PROSINTE, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia, los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. En caso de ser necesaria la transmisión o transferencia de estos datos a cualquier tercero, se hará sólo si hay Ley, autorización expresa del titular, contrato, o convención legal que obligue a ello y este tratamiento se hará con todas las seguridades físicas o tecnológicas disponibles para la ocasión.

II. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

PROSINTE, actuando como responsable del tratamiento de datos personales, entiende que, durante el ejercicio de sus objetos sociales y durante la prestación de los diferentes tipos de servicios ofertados en su página web y propuestas comerciales, puede obtener datos personales de: clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás titulares de información o con nexos con alguno de nuestros aliados estratégicos; en estos casos la información será utilizada para:

1. La operación y desarrollo de la actividad económica de PROSINTE conforme a sus estatutos.
2. La identificación y/o referenciación del titular en las relaciones que haya tenido o que mantenga con nosotros;
3. La identificación y/o referenciación del titular en las relaciones que haya tenido o que mantenga con nuestros aliados estratégicos
4. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
5. En igual forma, los datos se podrán suministrar en el futuro a las personas que demuestren tener autorización para tal fin; la información será guardada en medios físicos o seguros durante dos (02) años.

PROSINTE, actuando como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, entiende que durante la navegación y uso que cualquier persona natural realice en nuestra página web www.prosinte.com, o sus diferentes enlaces, puede obtener datos personales que esta persona suministre -sean propios o ajenos- de manera voluntaria; en estos casos, la información capturada será utilizada para:

1. Fines estadísticos de la página.
2. Eventualmente para desarrollar estrategias comerciales afines con los objetos sociales de PROSINTE.
3. En igual forma, los datos se podrán suministrar en el futuro a las personas que demuestren tener autorización para tal fin; la información será guardada en medios seguros durante 02 años.

III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. Principio de finalidad;
2. Principio de libertad;
3. Principio de veracidad o calidad;
4. Principio de transparencia;
5. Principio de seguridad;
6. Principio de confidencialidad;

IV. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.

PROSINTE SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley. La autorización a PROSINTE para el tratamiento de los datos personales será otorgada por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición PROSINTE. Obtendrá la autorización mediante documento físico, electrónico, que permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma, por parte del titular, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.  La autorización será solicitada por PROSINTE de manera previa al tratamiento de los datos personales y conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares y adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha en la que obtuvo ésta. En consecuencia, PROSINTE podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a PROSINTE para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. PROSINTE establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Por lo tanto, PROSINTE deberá cesar cualquier actividad y tratamiento de los datos, parcial o total, de acuerdo con el tipo de revocatoria. PROSINTE podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

V. DEBERES DE PROSINTE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

PROSINTE reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas, de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, PROSINTE utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, PROSINTE tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales, durante dos (02) años.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
7. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
9. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
11. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los adolescentes, en aquellos casos en que se haya autorizado el tratamiento de sus datos.
12. Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
13. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
14. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

Los titulares de los datos personales que, por cualquier medio lleguen a poder de PROSINTE, tendrán frente a PROSINTE, los siguientes derechos:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar cuando haya lugar, sus datos personales; este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
2. Solicitar y obtener en el plazo legal, prueba de la autorización que otorgó para que PROSINTE efectuara el tratamiento de sus datos personales.
3. Ser informado por PROSINTE del uso que se le han dado a los Datos Personales, previa solicitud.
4. Actuar ante la Superintendencia de Industria y Comercio en defensa de sus derechos, previo trámite de consulta o requerimiento ante PROSINTE.
5. Revocar la autorización cuando así lo indique la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. Solicitar la supresión, eliminación o anulación de sus datos personales de las bases de datos o registros de PROSINTE, totales o parciales, en cualquiera de los siguientes eventos:
7. Cuando considere que, los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
8. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
9. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición PROSINTE.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

VII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR.

El titular de los datos personales que se encuentran en poder de PROSINTE, podrá hacer valer sus derechos entregando de manera escrita en la Carrera 57 A 145 – 80, de Bogotá o vía email al correo electrónico: info@prosinte.com, un derecho de petición elaborado en términos sencillos y entendibles, que deberá incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a su derecho de petición, la dirección y acompañado de los documentos que se quiera hacer valer; la respuesta  se hará en los términos y tiempos legales de acuerdo a lo ordenado en la Constitución Política de Colombia y en el Código Contencioso Administrativo. En cuanto a petición de supresión de datos PROSINTE podrá negar el ejercicio de este cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

VII. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El responsable del tratamiento de datos personales será el Departamento de Recursos Humanos de PROSINTE, ubicado en la Carrera 57 A 145 80, de Bogotá, correo electrónico info@prosinte.com

IX. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

En PROSINTE existe una figura denominada “el protector de datos personales” el Área Administrativa en cabeza de la señora Oliva Achicanoy encargada de dar respuesta a las peticiones e inquietudes de los titulares de datos personales; su ubicación es la Carrera 57 A 145 80, email info@prosinte.com.

X. VIGENCIA

La política de PROSINTE de tratamiento de la información que contenga datos personales, tiene vigencia a partir de la solicitud del servicio y las bases de datos y registros que los contienen tendrán vigencia durante dos (02) años. En caso de modificación de esta, se le hará saber a los titulares de manera oportuna y por los medios más expeditos posibles.

XI. ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES.

El titular de los datos personales que se encuentran en poder de PROSINTE., puede acceder y consultar la política de tratamiento de datos personales de PROSINTE., en nuestra página web, pestaña política de tratamiento de datos personales, o físicamente en la Carrera 57 A 145 80 de Bogotá; en ella encontrará los procedimientos de consulta y la forma que tiene para hacer  efectivos sus derechos legales y constitucionales, en especial los de acceso, consulta, rectificación actualización y supresión de los mismos.

XII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS.

PROSINTE, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos. PROSINTE, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

NOTA IMPORTANTE. PROSINTE., no recolecta y por tanto no ejecuta tratamiento de datos sensibles ni de menores de edad a menos que estos sean públicos.

ED-PO-08 POLITICA Y PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE DATOS PERSONALES V3